Når du interagerer med Musikhuset Aarhus, behandler vi og vores samarbejdspartnere i visse situationer personoplysninger om dig. Vi prioriterer datasikkerheden vedrørende behandling af personoplysninger meget højt, og vi har stort fokus på at behandle personoplysninger sikkert og i overensstemmelse med lovgivningen.

Vi har udarbejdet denne Persondatapolitik, så du kan orientere dig om, hvornår og hvordan vi behandler dine personoplysninger og om, hvilke rettigheder du har overfor os som dataansvarlig for behandlingen af dine personoplysninger.

Vi og vores eksterne databehandlere behandler kun dine personoplysninger, hvis dette er nødvendigt for at vi kan opfylde de formål, som er beskrevet i denne Persondatapolitik, eller hvis behandling af allerede indhentede oplysninger viser sig at være nødvendig for, at vi kan leve op til den lovgivning, vi er underlagt.

Hvis du har spørgsmål til denne Persondatapolitik eller behandlingen af dine personoplysninger, er du altid velkommen til at kontakte os eller vores databeskyttelsesrådgiver.

1 Behandling af dine personoplysninger

1.1 Når du besøger vores hjemmeside

1.1.1 Personoplysningerne vi behandler

Når du anvender vores hjemmeside (domænerne www.musikhuset.dk og www.billet.musikhuset.dk) indsamler og behandler hjemmesiden automatisk oplysninger, der enten særskilt eller i kombination med andre indsamlede oplysninger kan udgøre almindelige personoplysninger. Der kan fx være tale om oplysninger om, hvordan du tilgår hjemmesiden, hvilken enhed du tilgår hjemmesiden med, dine valg på hjemmesiden, din brug af hjemmesiden og hvordan du er blevet henvist til hjemmesiden.

1.1.2 Cookies på vores hjemmeside

Dine personoplysninger indsamles og behandles ved anvendelse af cookies, som er små datafiler, der lagres i internetbrowseren på den enhed (computer, smartphone eller tablet), du besøger hjemmesiden med. Vi anvender i denne Persondatapolitik og i vores Cookiepolitik desuden begrebet ”cookies” om lignende teknologier til automatisk indsamling af oplysninger.

Når du besøger vores hjemmeside, anmoder vi om dit samtykke til hjemmesidens brug af forskellige kategorier af cookies og til at behandle dine personoplysninger i overensstemmelse med vores Cookiepolitik og denne Persondatapolitik. Visse cookies er nødvendige for hjemmesidens grundlæggende funktionalitet, og du kan derfor ikke anvende hjemmesiden, uden at hjemmesiden anvender denne kategori af cookies.

Du kan læse mere om, hvordan vi anvender cookies i vores Cookiepolitik og om de enkelte cookies’ funktioner i cookiebanneret på vores hjemmeside. Du finder cookiebanneret på hjemmesiden under ”Praktisk info”. Her kan du også se og ændre dine cookieindstillinger og tilbagekalde dit samtykke til anvendelse af cookies. I cookieoversigten kan du også finde links til de enkelte cookieleverandørers politikker for behandling af personoplysninger.

1.1.3 Deling af personoplysningerne

Når du besøger vores hjemmeside, bliver dine personoplysninger behandlet af vores analyseplatform Piwik PRO Analytics Suite. Personoplysningerne bliver i denne forbindelse tilgængelige for vores samarbejdspartner Piwik PRO SA, som har leveret vores analyseplatform og som yder løbende support til analyseplatformen. Vi har indgået en databehandleraftale med Piwik PRO SA, hvor Piwik PRO SA påtager sig de relevante forpligtelser som databehandler af dine personoplysninger.

1.1.4 Særligt om personoplysninger, der behandles via tredjepartscookies

Visse af de marketingscookies, som vores hjemmeside anvender, placeres af tredjeparter, og det er derfor disse tredjeparter, som modtager de personoplysninger, som disse cookies måtte indhente. Du kan fravælge disse cookies ved at begrænse dit samtykke til cookies til alene at gælde ”nødvendige cookies”, når du besøger vores hjemmeside.

Visse tredjepartscookies er placeret af tredjeparter, der er selvstændigt dataansvarlige (fx Google LLC, Meta Platforms, Inc og Spotify Technology SA). I disse tilfælde er vi ansvarlige for behandlingen af personoplysningerne, som vi har en interesse i, fx ved målrettet markedsføring. Leverandørerne er hver især ansvarlige for den brug af dine personoplysninger, som vi ikke har interesse i. Vi opfordrer dig til at orientere dig om, hvordan leverandørerne behandler dine data i deres persondatapolitikker på deres hjemmesider. Du kan altid undgå tredjeparts-cookies på vores hjemmeside ved at undlade at give dit samtykke til kategorien markedsføringscookies.

På visse dele af vores hjemmeside er der indlejrede komponenter (fx Musikhusets videoer på YouTube og playlister på Spotify), der kan udveksle data mellem dig og en leverandør af tredjepartscookies.  Denne tredjepart vil dermed få indsigt i din aktivitet på vores hjemmeside, hvis du interagerer med komponenterne, og denne data vil kunne videregives til tredjeparter, fx til brug for målrettet markedsføring. Hvis du har takket nej til markedsføringscookies, virker indlejrede komponenter fra tredjeparter ikke.

1.1.5 Formålene med behandlingen

Formålene med behandlingen af dine personoplysninger er at gøre os i stand til:

• at gøre vores hjemmeside tilgængelig for forskellige typer af enheder og forskellige browsere, samt at optimere funktionaliteten af hjemmesiden generelt,
• at optimere indholdet og brugeroplevelsen på vores hjemmeside, herunder ved personalisering af det indhold, som du bliver præsenteret for på hjemmesiden,
• at udarbejde statistikker og analyser af kundeadfærd til brug for sammensætning og planlægning af program og markedsføring af Musikhuset Aarhus’ arrangementer, og
• at tilpasse vores markedsføring overfor besøgende på vores hjemmeside, herunder ved brug af annoncering på andre platforme, sociale medier og nyhedsbreve, jf. nedenfor i afsnit 1.4.

1.1.6 Retsgrundlagene for behandlingen

Retsgrundlagene for behandling af dine personoplysninger, som du afgiver i forbindelse med din anvendelse af vores hjemmeside er:

• databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra a) (samtykke), idet vi forud for brug af vores hjemmeside informerer dig om, at vores hjemmeside anvender cookies og at vi behandler dine personoplysninger i overensstemmelse med denne Persondatapolitik, og derfor indhenter dit samtykke i overensstemmelse med bestemmelserne i Cookiebekendtgørelsen (bekendtgørelse nr. 1148 af 9. december 2011 om krav til information og samtykke ved lagring af eller adgang til oplysninger i slutbrugerens terminaludstyr), og
• databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra e), 1. og 2. led (udførsel af opgave i samfundets interesse og offentlig myndighedsudøvelse), idet udvikling og drift af en funktionel og brugervenlig hjemmeside er et nødvendigt led i driften af Musikhuset Aarhus og dermed den kulturformidling, som Musikhuset Aarhus udfører som en kulturinstitution i Aarhus Kommune.

1.1.7 Konsekvenser af manglende samtykke

Konsekvenserne af, at du ikke giver dit samtykke til anvendelsen af specifikke kategorier af cookies på vores hjemmeside, afhænger af hvilke(n) kategori(er), du ikke ønsker at give samtykke til anvendelsen af, og hvilken funktion den enkelte cookie har.

Cookies, der er kategoriseret som ”nødvendige cookies”, er cookies, der af tekniske årsager er nødvendige for, at du kan anvende vores hjemmeside. Du kan ikke anvende vores hjemmeside uden at give samtykke til anvendelsen af cookies i denne kategori er. Cookies, der er kategoriseret som ”præferencecookies”, ”statistiske cookies” eller ”marketingcookies”, er cookies, der ikke er afgørende for, om du kan benytte vores hjemmeside, men især præferencecookies kan være af væsentlig betydning for brugeroplevelsen på hjemmesiden.

Konsekvenserne af, at du ikke giver dit samtykke til anvendelsen af præferencecookies, statistiske cookies eller marketingcookies er fx, at vores hjemmeside ikke kan huske tidligere valg truffet på hjemmesiden, at vi ikke kan anvende dine valg til statistikker og at vores markedsføring bliver mindre relevant for dig.

1.1.8 Ændring af dit samtykke (ændring af dine cookie-indstillinger)

Du kan altid ændre dit samtykke til behandlingen af dine personoplysninger ved at ændre dine cookie-præferencer i cookiebanneret på vores hjemmeside eller ved at slette dine cookies fra den enhed, som du tilgår vores hjemmeside med.

1.1.9 Opbevaring og sletning af personoplysningerne

De persondata, som indsamles og lagres af cookies ved anvendelse af vores hjemmeside, opbevares og behandles i individuelt fastsatte tidsrum. Du kan læse om lagringsperioden for de enkelte cookies i cookiedeklarationen i cookiebanneret på vores hjemmeside.

1.1.10 Vedrørende links til eksterne hjemmesider

Vores hjemmeside kan indeholde links til andre hjemmesider og sociale medier, der fx indeholder oplysninger om kunstnere mv. Du skal være opmærksom på, at vi ikke er ansvarlige for den indsamling eller behandling af dine personoplysninger, der sker på hjemmesider og sociale medier, som vi henviser til. Vi opfordrer dig til at være opmærksom på, hvornår du forlader vores hjemmeside, og til, at du læser de pågældende hjemmesiders/sociale mediers politikker for behandling af personoplysninger, før du besøger dem.

1.2 Når du handler eller bestiller gratis billetter

1.2.1 Personoplysningerne vi behandler

Når du handler eller bestiller gratis billetter på vores hjemmeside eller i vores billetsalg, behandler vi en række af dine almindelige personoplysninger i form af navn, mailadresse, telefonnummer og fysisk adresse. Herudover behandler vi dine betalingsoplysninger, når du anvender elektronisk betaling ved et køb. Når vi leverer billetter til arrangementer (elektronisk forsendelse via e-mail eller ved udlevering/forsendelse af fysiske billetter), fremgår navnet på billetkøberen af billetterne.

Forud for arrangementets afholdelse sender vi information om arrangementet til dig elektronisk. Vi behandler i denne forbindelse dine personoplysninger i form af dit telefonnummer for at kunne udsende SMS-beskeder. Herudover behandler vi dit telefonnummer og din åbningsadfærd vedrørende SMS-beskeder i forbindelse med, at vi udsender SMS-beskeder med arrangementsinformation. I visse tilfælde, sender vi dig yderligere information vedrørende arrangementer med SMS-beskeder og mails, fx i forbindelse med ændringer eller aflysninger.

Efter arrangementers afholdelse sender vi en mail dig, hvor vi opfordrer dig til at give os og arrangementet du har købt billetter til feedback.

I tilfælde hvor der skal ske refundering af købesummen, du har betalt for billetter mv., og vi af tekniske årsager ikke kan foretage refundering på anden måde, indhenter og behandler vi undtagelsesvist dit personnummer, som vi indhenter fra Det Centrale Personregister, så vi kan foretage refunderingen til din NemKonto.

1.2.2 Deling af personoplysningerne

Når du køber billetter mv. eller bestiller gratis billetter, og når vi kommunikerer med dig, vedrørende arrangementer, som du har billetter til, bliver dine personoplysninger behandlet i vores billetsystem Tixly. Personoplysningerne bliver i denne forbindelse tilgængelige for vores samarbejdspartner Tixly ApS, som har leveret vores billetsystem og som yder løbende support til billetsystemet. Vi har indgået en databehandleraftale med Tixly ApS, hvor Tixly ApS påtager sig de relevante forpligtelser som databehandler af dine personoplysninger.

1.2.3 Formålene med behandlingen

Formålene med behandlingen af dine personoplysninger er at gøre os i stand til:

• at levere billetter, produkter og services og modtage betalinger herfor,
• at informere gæster om relevante forhold vedrørende arrangementer, som der er købt billetter til, herunder i tilfælde af ændringer eller aflysninger,
• at indhente feedback fra vores kunder til brug for programplanlægning og til at sikre den bedste oplevelse for publikum i og udenfor salene,
• at foretage entydig identifikation af billetkøbere og til at indhente kontonumre på gæsters NemKonti i tilfælde hvor dette er nødvendigt i forbindelse med refunderinger af købesummer,
• at gøre eksterne arrangører i stand til at gennemføre arrangementer og at opfylde vores forpligtelser overfor eksterne arrangører i forbindelse med arrangementer,
• at foretage markedsføring over for vores gæster, som nærmere beskrevet nedenfor i afsnit 4,
• at dokumentere transaktioner, som Musikhuset Aarhus er en del af, og
• at udarbejde og aflægge regnskaber i overensstemmelse med den lovgivning og de retningslinjer som Musikhuset Aarhus er underlagt som en del af Aarhus Kommune.

1.2.4 Retsgrundlagene for behandlingen

Retsgrundlagene for vores behandlingen af dine personoplysninger er:

• databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra a) (samtykke), idet du i forbindelse med køb af billetter, produkter eller services og ved bestilling af gratis billetter på vores hjemmeside giver dit samtykke til, at dine personoplysninger indsamles og behandles i overensstemmelse med denne persondatapolitik,
• databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra b) (opfyldelse af kontrakt), idet vi har brug for at behandle visse af dine personoplysninger for at kunne levere billetter, produkter og ydelser til dig og for at kunne afholde vores arrangementer,
• databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra c) (overholdelse af retlig forpligtelse), idet Musikhuset Aarhus som en del af Aarhus Kommune skal følge Social- og Indenrigsministeriets regler for regnskabsaflæggelse i kommuner og er underlagt arkivloven (lov nr. 1050 af 17. december 2002 med senere ændringer), og
• databeskyttelseslovens § 11 vedrørende offentlige myndigheders muligheder for at anvende personnumre til brug for éntydig identifikation.

1.2.5 Konsekvenser af manglende samtykke

Konsekvenserne af, at du ikke giver os dit samtykke til behandlingen af dine personoplysninger er, at du ikke kan handle eller bestille gratis billetter på vores hjemmeside eller i vores billetsalg, da vi har brug for at behandle dine oplysninger for at levere disse produkter til dig.

1.2.6 Opbevaring og sletning af personoplysningerne

De personoplysninger, vi indhenter fra dig i forbindelse med køb af billetter mv., produkter eller services, eller i forbindelse med bestilling af gratis billetter, opbevares i en periode på fem år fra:

• arrangementets afholdelse (ved køb/bestilling af billetter), eller
• leveringstidspunktet (hvis du har købt andre produkter end billetter).

Hvis du har valgt at oprette en kundeprofil på vores hjemmeside, opbevarer vi – uanset det ovenstående – dine personoplysninger, så længe din kundeprofil er aktiv. Du kan læse mere om vores behandling af dine personoplysninger ved oprettelse og anvendelse af kundeprofil i Musikhuset Aarhus, herunder hvornår vi ikke anser din profil for at være aktiv længere, nedenfor i afsnit 1.3.

1.3 Når du opretter og anvender kundeprofil på vores hjemmeside

1.3.1 Personoplysningerne vi behandler

Når du opretter en kundeprofil på vores hjemmeside, behandler vi en række af dine almindelige personoplysninger i form af navn, mailadresse, telefonnummer og fødselsdato. Herudover indsamler og behandler vi oplysningen om din fysiske adresse, hvis du selv udfylder denne information i din profil eller når du første gang anvender din profil til at foretage køb eller bestille gratis billetter.

Vi behandler herefter dine personoplysninger, når du logger ind på din kundeprofil og anvender den til køb mv.

1.3.2 Deling af personoplysningerne

Når du opretter (og eventuelt senere tilretter) en kundeprofil på vores hjemmeside, bliver dine personoplysninger behandlet i vores billetsystem. Personoplysningerne bliver i denne forbindelse tilgængelige for vores samarbejdspartner Tixly ApS, har leveret vores billetsystem og yder løbende support til billetsystemet. Vi har indgået en databehandleraftale med Tixly ApS, hvor Tixly ApS påtager sig de relevante forpligtelser som databehandler af dine personoplysninger.

1.3.3 Formålene med behandlingen

Formålene med behandlingen af dine personoplysninger er at gøre os i stand til:

• at optimere købs- og bestillingsprocessen på vores hjemmeside ved at gemme relevante profiloplysninger, så oplysningerne auto-udfyldes ved senere køb/bestillinger, og
• at gemme vores kunders købshistorik, så vi kan lave kundeanalyser og udføre relevant og tilpasset markedsføring.

1.3.4 Retsgrundlaget for behandlingen

Retsgrundlaget for vores behandling af personoplysningerne er:

databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra a) (samtykke), idet du i forbindelse med oprettelsen af din kundeprofil giver dit samtykke til, at dine personoplysninger indsamles og behandles i overensstemmelse med denne persondatapolitik.

1.3.5.Konsekvenser af manglende samtykke

Konsekvenserne af, at du ikke giver os dit samtykke til behandlingen af dine personoplysninger er, at du ikke kan oprette en kundeprofil på vores hjemmeside og derfor skal indtaste din information hver gang, du bruger vores hjemmeside til at foretage køb eller bestille gratis billetter.

1.3.6 Opbevaring og sletning af personoplysningerne

Vi gemmer din kundeprofil og dine personoplysninger, der er knyttet til kundeprofilen, så længe din kundeprofil er aktiv. Vi anser din kundeprofil for at være aktiv, hvis du har foretaget køb af billetter mv. eller foretaget bestillinger af gratis billetter med kundeprofilen indenfor de sidste fem år, eller hvis du har åbnet mindst ét af de seneste 20 nyhedsbreve, hvis du er tilmeldt vores nyhedsbrev. Du kan læse mere om vores nyhedsbrev nedenfor i afsnit 1.4.

1.4 Når vi foretager markedsføring

1.4.1 Personoplysningerne vi behandler

I Musikhuset Aarhus foretager vi forskellige former for markedsføring overfor dig i form af:

• vores nyhedsbrev, hvis du er tilmeldt dette,
• tilbud til medlemmer af vores kundeklubber Club Half Price, JazzKlubben og Klub Hund, hvis du er tilmeldt disse kundeprogrammer,
• information om enkelte arrangementer, hvis du har bedt om at modtage sådan information, fx hvis der er oprettet venteliste for et arrangement,
• information om arrangementer, der er tilsvarende et arrangement, som du tidligere har købt billetter til, jf. markedsføringslovens § 6, stk. 1, 2. pkt., medmindre du har frabedt dig at modtage sådan information,
• information om, at du har varer liggende i kurven på hjemmeside (”tabt kurv”),
• afholdelse af konkurrencer og lignende markedsføringstiltag, hvis du har valgt at deltage i disse, og
• målrettet annoncering via andre platforme og sociale medier.

I forbindelse med, at vi foretager markedsføring overfor dig, indsamler og behandler vi en række af dine almindelige personoplysninger i form af navn, mailadresse, telefonnummer og fødselsdato. Herudover behandler vi i visse tilfælde din åbningsadfærd vedrørende tilsendte nyheds- og tilbudsmails, samt din købshistorik.

Når vi foretager målrettet annoncering via andre platforme og sociale medier, behandler vi i visse tilfælde de informationer, som cookies på vores hjemmeside har indsamlet om dit brug af hjemmesiden. Du kan læse mere om anvendelsen af cookies på vores hjemmeside ovenfor i afsnit 1.1.

Når vi foretager markedsføring, anvender vi i visse tilfælde billed- og/eller videomateriale fra arrangementer afholdt i Musikhuset Aarhus, hvor der kan optræde genkendelige personer hvorfor markedsføringen indebærer behandling af personoplysninger. Du kan læse mere om Musikhusets fotografering og videooptagelse nedenfor i afsnit 1.6.

1.4.2 Deling af personoplysningerne

Når vi udsender nyhedsbreve til dig, bliver dine personoplysninger behandlet i vores marketingplatform Heyloyalty. Personoplysningerne bliver i denne forbindelse tilgængelige for vores samarbejdspartner Heyloyalty ApS, som har leveret vores marketingplatform og som yder løbende support til systemet. Vi har indgået en databehandleraftale med Heyloyalty ApS, hvor Heyloyalty ApS påtager sig de relevante forpligtelser som databehandler af dine personoplysninger.

I tilfælde hvor vi foretager direkte personlig markedsføring via annoncering på internettet eller på sociale medier, deler vi personoplysninger i form af din mailadresse med annonceudbyderen Google LLC eller Meta Platforms, Inc.

Du vil alene opleve personligt målrettet markedsføring via sociale medier, hvis du har givet samtykke til markedsføring fra os.

1.4.3 Formålene med behandlingen

Formålene med behandlingen af dine personoplysninger er at gøre os i stand til:

• at foretage markedsføring af vores arrangementer, produkter, særtilbud og konkurrencer
• at foretage markedsføring af kommende arrangementer, der er tilsvarende dem, som gæster tidligere har købt billetter til,
• at analysere åbningsadfærd vedrørende tilsendte nyheds- og tilbudsmails for at vurdere, om markedsføringen er relevant, samt for at konstatere om kundeprofiler er inaktive og dermed sikre sletning af personoplysninger i overensstemmelse med denne persondatapolitik, og
• at foretage generel markedsføring af Musikhuset Aarhus.

1.4.4 Retsgrundlagene for behandlingen

Retsgrundlagene for vores behandling af personoplysningerne er:

• databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra a) (samtykke), idet du i forbindelse med tilmelding til vores nyhedsbrev, vores kundeklubber Club Half Price, Klub Hund og Jazzklubben og anden direkte markedsføring, samt eventuelt ved besøg på vores hjemmeside, giver dit samtykke til, at dine personoplysninger indsamles og behandles i overensstemmelse med denne persondatapolitik, samt idet du i forbindelse med evt. fotografering eller videooptagelse giver dit samtykke til fotograferingen/videooptagelsen og efterfølgende brug af denne, og
• databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra e) (udførsel af opgave i samfundets interesse, samt offentlig myndighedsudøvelse), idet en effektiv og målrettet markedsføring af de arrangementer, som afholdes i Musikhuset Aarhus, er et nødvendigt led i den kulturformidling, som vi udfører som en kulturinstitution i Aarhus Kommune.

1.4.5 Konsekvenser af manglende samtykke

Konsekvenserne af, at du ikke giver os dit samtykke til behandling af dine personoplysninger til brug for markedsføring er, at du ikke vil få tilsendt sådan markedsføring, fx i form af vores nyhedsbrev, eller tilbud fra vores kundeklubber (udover markedsføring af tilsvarende arrangementer).

Vedrørende markedsføring af arrangementer, der er tilsvarende et eller flere arrangementer, som du tidligere har købt billetter til, har du mulighed for at takke nej til sådan markedsføring i købsprocessen, hvorefter du ikke vil modtage denne type markedsføring.

Hvis du ikke giver samtykke til anvendelse af markedsføringscookies ved besøg på vores hjemmeside, vil oplysninger om din brug af vores hjemmeside ikke blive anvendt til tilpasset markedsføring via internettet, herunder ved annoncering på sociale medier.

1.4.6 Opbevaring og sletning af personoplysningerne

Vi behandler dine personoplysninger, indtil du framelder dig den relevante type markedsføring. Hvis du har oprettet en kundeprofil hos os, stopper vi desuden markedsføringen, så snart kundeprofilen er blevet inaktiv. Vi anser din kundeprofil for at være aktiv, hvis du har foretaget køb af billetter mv. eller foretaget bestillinger af gratis billetter med kundeprofilen indenfor de sidste fem år, eller hvis du har åbnet mindst ét af de seneste 20 nyhedsbreve, hvis du er tilmeldt nyhedsbrevet.

1.5 Når du er i kontakt med vores kundeservice

1.5.1 Personoplysningerne vi behandler

Når du henvender dig til vores kundeservice (skriftligt, telefonisk, via Facebook eller ved personligt fremmøde i vores billetsalg), indsamler og behandler vi efter omstændighederne de personoplysninger, som du giver os.

Der kan fx være tale om, at vi behandler oplysninger, som du allerede har afgivet i forbindelse med tidligere køb eller bestilling af gratis billetter (navn, mailadresse, telefonnummer og fysisk adresse).

Der kan også i visse tilfælde være tale om, at vi behandler personoplysninger om særlige behov du måtte have i forbindelse med dit besøg i Musikhuset Aarhus (fx hvis du er kørestolsbruger eller har behov for hjælpemidler i anledning af, at du er syns- eller hørehæmmet), samt nummeret på dit ledsagekort ved evt. bestilling af gratis ledsagebilletbillet til en ledsager. Vi bemærker, at vi ikke i denne forbindelse behandler oplysninger om årsagerne til dit særlige behov eller andre helbredsoplysninger.

Herudover behandler vi i visse tilfælde din åbningsadfærd vedrørende tilsendte mails, så vi kan se, om du har modtaget den information, som vi har sendt til dig.

1.5.2 Deling af personoplysningerne

Efter omstændigheder er det muligt, at vi i forbindelse med kundeservice behandler dine personlige oplysninger i vores billetsystem, og dermed bliver personoplysningerne tilgængelige for vores samarbejdspartner Tixly ApS, som har levereret vores billetsystem og yder løbende support til billetsystemet. Vi har indgået en databehandleraftale med Tixly ApS, hvor Tixly ApS påtager sig de relevante forpligtelser som databehandler af dine personoplysninger.

1.5.3 Formålene med behandlingen

Formålene med behandlingen af dine personoplysninger er at gøre os i stand til:

• at yde god og effektiv kundeservice til vores gæster vedrørende arrangementer og i muligt omfang at løse de forhold, der har givet anledning til henvendelserne til vores kundeservice,
• at gøre arrangementerne i Musikhuset Aarhus tilgængelige i videst muligt omfang og for det størst mulige publikum, herunder for gæster med særlige behov, og
• at efterleve relevant lovgivning vedrørende forbud om usaglig forskelsbehandling på grund af handicap.

1.5.4 Retsgrundlagene for behandlingen

Retsgrundlagene for vores behandling af personoplysningerne er:

• databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra b) (opfyldelse af kontrakt), idet kundeservice er en nødvendig del af opfyldelsen af Musikhuset Aarhus forpligtelser overfor gæster mv.,
• databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra c) (overholdelse af retlig forpligtelse), idet lov om forbud mod forskelsbehandling på grund af handicap (lov nr. 688 af 8. juni 2018) indeholder bestemmelser, der forbyder usaglig forskelsbehandling af personer med handicap,
• databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra e) (udførsel af opgave i samfundets interesse, samt offentlig myndighedsudøvelse), idet drift af en effektiv kundeservice og sikring af tilgængelighed vedrørende arrangementerne i Musikhuset Aarhus er nødvendige led i den kulturformidling, som vi udfører som en kulturinstitution i Aarhus Kommune.

1.5.5 Opbevaring og sletning af personoplysningerne

Mails vedrørende almindelig kundeservice slettes umiddelbart efter, at kundeservicesagen er afsluttet. Hvis kundeservicesagen indebærer pengeoverførsler, opbevares oplysningerne dog i fem år fra overførslen.

1.6 Når du er gæst til arrangementer i Musikhuset Aarhus

1.6.1 Personoplysningerne vi behandler

Lokationsdata i forbindelse med adgangskontrol i Musikhuset Aarhus

Når du er gæst til et arrangement i Musikhuset Aarhus, bliver din billet skannet som led i adgangskontrollen til arrangementet, og dermed bliver din deltagelse i arrangementet og evt. din placering i salen (ved arrangementer med nummererede pladser) behandlet af vores billetsystem. Disse oplysninger kan efter omstændighederne anses at udgøre lokationsdata og dermed persondata.

Hvis din billet er købt med rabat, kan du opleve, at vi beder dig vise legitimation, så vi kan kontrollere, om disse vilkår er opfyldt, fx i tilfælde af billetter solgt med studie- eller ungdomsrabatter.

Fotografering og videooptagelser til brug for markedsføring af Musikhuset Aarhus

Ved visse af arrangementerne i Musikhuset Aarhus tager vi billeder af de optrædende kunstnere, samt situations- og stemningsbilleder fra arrangementerne, herunder af publikum (fx fra salene, foyer-områderne og Musikhusparken). Billederne anvender vi til markedsføring af Musikhuset Aarhus og vores arrangementer. I visse tilfælde optager vi desuden video til brug for markedsføring på vores hjemmeside og sociale medier og lignende.

Der kan på denne baggrund være tale om, at vi behandler dine persondata i form af billedmateriale og videooptagelser, hvor du optræder, i forbindelse med dit besøg i Musikhuset Aarhus, samt i forbindelse med den efterfølgende brug af materialet til markedsføring.

Vi foretager altid en vurdering af hvert enkelt billede eller videooptagelse i overensstemmelse med Datatilsynets retningslinjer for offentliggørelse af billedmateriale, før vi anvender billedet/optagelsen. Det er afgørende for os, at de personer, der optræder på billedet/videoen, ikke skal føle sig udstillet, udnyttet eller krænket på nogen måde, hvis billedet/optagelsen offentliggøres.

Hvis du ikke ønsker at blive fotograferet eller filmet til et arrangement i Musikhuset Aarhus, kan du altid meddele dette til fotografen/videografen. Derudover opfordrer vi dig til at være opmærksom på at holde dig på afstand af situationer, hvor det er klart, at der fotograferes eller filmes.

Hvis du er blevet fotograferet eller filmet, kan du altid anmode os om ikke at anvende billedet/optagelsen ved at rette henvendelse til os eller vores databeskyttelsesrådgiver. Du finder vores og databeskyttelsesrådgiverens kontaktdetaljer nedenfor i afsnit 4.

I de tilfælde, hvor et arrangement er arrangeret af en ekstern arrangør, er det muligt, at denne arrangør laver lignende foto- og/eller videooptagelser til brug for markedsføring. I disse tilfælde er det den eksterne arrangørs ansvar, at reglerne vedrørende beskyttelse af personoplysninger mv. overholdes. Hvis du har spørgsmål til den enkelte eksterne arrangørs behandling af persondata i form af foto- og/eller videooptagelser til brug for markedsføring, kan du kontakte os eller den eksterne arrangør.

Videooptagelser til brug for kommerciel visning

Enkelte arrangementer, der arrangeres af eksterne arrangører i Musikhuset Aarhus, optages på video til brug for udsendelse som Tv-program og/eller udgivelse på fx DVD eller streamingtjenester. Sådanne optagelser kan indeholde stemningsoptagelser af publikum i salen.

I de tilfælde, hvor der sker videooptagelser af arrangementer til brug for kommerciel visning, vil der blive informeret om dette forud for arrangementet, og det vil i øvrigt fremgå af billetten, at der optages video ved arrangementet.

Hvis du har spørgsmål til den enkelte eksterne arrangørs behandling af persondata i form af videooptagelser af arrangementer til kommercielt brug, kan du kontakte os eller den eksterne arrangør.

1.6.2 Deling af personoplysningerne

Vi anvender billeder og videooptagelser til markedsføring af Musikhuset Aarhus og vores arrangementer på forskellige måder, fx i vores trykte programmer, i aviser og andre trykte medier, på vores hjemmeside, i nyhedsbreve og på sociale medier. Billederne og videoerne vil i disse tilfælde blive delt med eksterne samarbejdspartnere, som fx trykkerier og mediehuse, samt til offentligheden ved udgivelsen.

Hvis det billed- eller videomateriale, som du optræder på, kræver dit samtykke, anvender vi vores elektroniske dokumenthåndteringssystem Connie til at håndtere dit samtykke. Dette sikrer, at vi kan dokumentere samtykke, samt at vi kan finde og slette materialet, hvis du senere anmoder om det. Personoplysningerne bliver i denne forbindelse tilgængelige for vores samarbejdspartner Stupid Builders ApS, som har leveret vores dokumenthåndteringssystem og som yder løbende support til systemet. Vi har indgået en databehandleraftale med Stupid Builders ApS, hvor Stupid Builders ApS påtager sig de relevante forpligtelser som databehandler af dine personoplysninger.

1.6.3 Formålene med behandlingen

Formålene med behandlingen af dine personoplysninger er at gøre os i stand til:

• at foretage adgangskontrol til arrangementerne i Musikhuset Aarhus
• at sikre, at vilkår for salg af billetter ifølge rabatordninger overholdes, og
• at frembringe og anvende billed- og videomateriale til vores markeds