Når du interagerer med Musikhuset Aarhus, behandler vi og vores samarbejdspartnere i visse situationer personoplysninger om dig. Vi prioriterer datasikkerheden vedrørende behandling af personoplysninger meget højt, og vi har stort fokus på at behandle personoplysninger sikkert og i overensstemmelse med lovgivningen.
Vi har udarbejdet denne Persondatapolitik, så du kan orientere dig om, hvornår og hvordan vi behandler dine personoplysninger og om, hvilke rettigheder du har overfor os som dataansvarlig for behandlingen af dine personoplysninger.
Vi og vores eksterne databehandlere behandler kun dine personoplysninger, hvis dette er nødvendigt for at vi kan opfylde de formål, som er beskrevet i denne Persondatapolitik, eller hvis behandling af allerede indhentede oplysninger viser sig at være nødvendig for, at vi kan leve op til den lovgivning, vi er underlagt.
Hvis du har spørgsmål til denne Persondatapolitik eller behandlingen af dine personoplysninger, er du altid velkommen til at kontakte os eller vores databeskyttelsesrådgiver.
Når du anvender vores hjemmeside (domænerne www.musikhuset.dk og www.billet.musikhuset.dk) indsamler og behandler hjemmesiden automatisk oplysninger, der enten særskilt eller i kombination med andre indsamlede oplysninger kan udgøre almindelige personoplysninger. Der kan fx være tale om oplysninger om, hvordan du tilgår hjemmesiden, hvilken enhed du tilgår hjemmesiden med, dine valg på hjemmesiden, din brug af hjemmesiden og hvordan du er blevet henvist til hjemmesiden.
Dine personoplysninger indsamles og behandles ved anvendelse af cookies, som er små datafiler, der lagres i internetbrowseren på den enhed (computer, smartphone eller tablet), du besøger hjemmesiden med. Vi anvender i denne Persondatapolitik og i vores Cookiepolitik desuden begrebet ”cookies” om lignende teknologier til automatisk indsamling af oplysninger.
Når du besøger vores hjemmeside, anmoder vi om dit samtykke til hjemmesidens brug af forskellige kategorier af cookies og til at behandle dine personoplysninger i overensstemmelse med vores Cookiepolitik og denne Persondatapolitik. Visse cookies er nødvendige for hjemmesidens grundlæggende funktionalitet, og du kan derfor ikke anvende hjemmesiden, uden at hjemmesiden anvender denne kategori af cookies.
Du kan læse mere om, hvordan vi anvender cookies i vores Cookiepolitik og om de enkelte cookies’ funktioner i cookiebanneret på vores hjemmeside. Du finder cookiebanneret på hjemmesiden under ”Praktisk info”. Her kan du også se og ændre dine cookieindstillinger og tilbagekalde dit samtykke til anvendelse af cookies. I cookieoversigten kan du også finde links til de enkelte cookieleverandørers politikker for behandling af personoplysninger.
Når du besøger vores hjemmeside, bliver dine personoplysninger behandlet af vores analyseplatform Piwik PRO Analytics Suite. Personoplysningerne bliver i denne forbindelse tilgængelige for vores samarbejdspartner Piwik PRO SA, som har leveret vores analyseplatform og som yder løbende support til analyseplatformen. Vi har indgået en databehandleraftale med Piwik PRO SA, hvor Piwik PRO SA påtager sig de relevante forpligtelser som databehandler af dine personoplysninger.
Visse af de marketingscookies, som vores hjemmeside anvender, placeres af tredjeparter, og det er derfor disse tredjeparter, som modtager de personoplysninger, som disse cookies måtte indhente. Du kan fravælge disse cookies ved at begrænse dit samtykke til cookies til alene at gælde ”nødvendige cookies”, når du besøger vores hjemmeside.
Visse tredjepartscookies er placeret af tredjeparter, der er selvstændigt dataansvarlige (fx Google LLC, Meta Platforms, Inc og Spotify Technology SA). I disse tilfælde er vi ansvarlige for behandlingen af personoplysningerne, som vi har en interesse i, fx ved målrettet markedsføring. Leverandørerne er hver især ansvarlige for den brug af dine personoplysninger, som vi ikke har interesse i. Vi opfordrer dig til at orientere dig om, hvordan leverandørerne behandler dine data i deres persondatapolitikker på deres hjemmesider. Du kan altid undgå tredjeparts-cookies på vores hjemmeside ved at undlade at give dit samtykke til kategorien markedsføringscookies.
På visse dele af vores hjemmeside er der indlejrede komponenter (fx Musikhusets videoer på YouTube og playlister på Spotify), der kan udveksle data mellem dig og en leverandør af tredjepartscookies. Denne tredjepart vil dermed få indsigt i din aktivitet på vores hjemmeside, hvis du interagerer med komponenterne, og denne data vil kunne videregives til tredjeparter, fx til brug for målrettet markedsføring. Hvis du har takket nej til markedsføringscookies, virker indlejrede komponenter fra tredjeparter ikke.
Formålene med behandlingen af dine personoplysninger er at gøre os i stand til:
Retsgrundlagene for behandling af dine personoplysninger, som du afgiver i forbindelse med din anvendelse af vores hjemmeside er:
Konsekvenserne af, at du ikke giver dit samtykke til anvendelsen af specifikke kategorier af cookies på vores hjemmeside, afhænger af hvilke(n) kategori(er), du ikke ønsker at give samtykke til anvendelsen af, og hvilken funktion den enkelte cookie har.
Cookies, der er kategoriseret som ”nødvendige cookies”, er cookies, der af tekniske årsager er nødvendige for, at du kan anvende vores hjemmeside. Du kan ikke anvende vores hjemmeside uden at give samtykke til anvendelsen af cookies i denne kategori er. Cookies, der er kategoriseret som ”præferencecookies”, ”statistiske cookies” eller ”marketingcookies”, er cookies, der ikke er afgørende for, om du kan benytte vores hjemmeside, men især præferencecookies kan være af væsentlig betydning for brugeroplevelsen på hjemmesiden.
Konsekvenserne af, at du ikke giver dit samtykke til anvendelsen af præferencecookies, statistiske cookies eller marketingcookies er fx, at vores hjemmeside ikke kan huske tidligere valg truffet på hjemmesiden, at vi ikke kan anvende dine valg til statistikker og at vores markedsføring bliver mindre relevant for dig.
Du kan altid ændre dit samtykke til behandlingen af dine personoplysninger ved at ændre dine cookie-præferencer i cookiebanneret på vores hjemmeside eller ved at slette dine cookies fra den enhed, som du tilgår vores hjemmeside med.
De persondata, som indsamles og lagres af cookies ved anvendelse af vores hjemmeside, opbevares og behandles i individuelt fastsatte tidsrum. Du kan læse om lagringsperioden for de enkelte cookies i cookiedeklarationen i cookiebanneret på vores hjemmeside.
Vores hjemmeside kan indeholde links til andre hjemmesider og sociale medier, der fx indeholder oplysninger om kunstnere mv. Du skal være opmærksom på, at vi ikke er ansvarlige for den indsamling eller behandling af dine personoplysninger, der sker på hjemmesider og sociale medier, som vi henviser til. Vi opfordrer dig til at være opmærksom på, hvornår du forlader vores hjemmeside, og til, at du læser de pågældende hjemmesiders/sociale mediers politikker for behandling af personoplysninger, før du besøger dem.
Når du handler eller bestiller gratis billetter på vores hjemmeside eller i vores billetsalg, behandler vi en række af dine almindelige personoplysninger i form af navn, mailadresse, telefonnummer og fysisk adresse. Herudover behandler vi dine betalingsoplysninger, når du anvender elektronisk betaling ved et køb. Når vi leverer billetter til arrangementer (elektronisk forsendelse via e-mail eller ved udlevering/forsendelse af fysiske billetter), fremgår navnet på billetkøberen af billetterne.
Forud for arrangementets afholdelse sender vi information om arrangementet til dig elektronisk. Vi behandler i denne forbindelse dine personoplysninger i form af dit telefonnummer for at kunne udsende SMS-beskeder. Herudover behandler vi dit telefonnummer og din åbningsadfærd vedrørende SMS-beskeder i forbindelse med, at vi udsender SMS-beskeder med arrangementsinformation. I visse tilfælde, sender vi dig yderligere information vedrørende arrangementer med SMS-beskeder og mails, fx i forbindelse med ændringer eller aflysninger.
Efter arrangementers afholdelse sender vi en mail dig, hvor vi opfordrer dig til at give os og arrangementet du har købt billetter til feedback.
I tilfælde hvor der skal ske refundering af købesummen, du har betalt for billetter mv., og vi af tekniske årsager ikke kan foretage refundering på anden måde, indhenter og behandler vi undtagelsesvist dit personnummer, som vi indhenter fra Det Centrale Personregister, så vi kan foretage refunderingen til din NemKonto.
Når du køber billetter mv. eller bestiller gratis billetter, og når vi kommunikerer med dig, vedrørende arrangementer, som du har billetter til, bliver dine personoplysninger behandlet i vores billetsystem Tixly. Personoplysningerne bliver i denne forbindelse tilgængelige for vores samarbejdspartner Tixly ApS, som har leveret vores billetsystem og som yder løbende support til billetsystemet. Vi har indgået en databehandleraftale med Tixly ApS, hvor Tixly ApS påtager sig de relevante forpligtelser som databehandler af dine personoplysninger.
Formålene med behandlingen af dine personoplysninger er at gøre os i stand til:
Retsgrundlagene for vores behandlingen af dine personoplysninger er:
Konsekvenserne af, at du ikke giver os dit samtykke til behandlingen af dine personoplysninger er, at du ikke kan handle eller bestille gratis billetter på vores hjemmeside eller i vores billetsalg, da vi har brug for at behandle dine oplysninger for at levere disse produkter til dig.
De personoplysninger, vi indhenter fra dig i forbindelse med køb af billetter mv., produkter eller services, eller i forbindelse med bestilling af gratis billetter, opbevares i en periode på fem år fra:
Hvis du har valgt at oprette en kundeprofil på vores hjemmeside, opbevarer vi – uanset det ovenstående – dine personoplysninger, så længe din kundeprofil er aktiv. Du kan læse mere om vores behandling af dine personoplysninger ved oprettelse og anvendelse af kundeprofil i Musikhuset Aarhus, herunder hvornår vi ikke anser din profil for at være aktiv længere, nedenfor i afsnit 1.3.
Når du opretter en kundeprofil på vores hjemmeside, behandler vi en række af dine almindelige personoplysninger i form af navn, mailadresse, telefonnummer og fødselsdato. Herudover indsamler og behandler vi oplysningen om din fysiske adresse, hvis du selv udfylder denne information i din profil eller når du første gang anvender din profil til at foretage køb eller bestille gratis billetter.
Vi behandler herefter dine personoplysninger, når du logger ind på din kundeprofil og anvender den til køb mv.
Når du opretter (og eventuelt senere tilretter) en kundeprofil på vores hjemmeside, bliver dine personoplysninger behandlet i vores billetsystem. Personoplysningerne bliver i denne forbindelse tilgængelige for vores samarbejdspartner Tixly ApS, har leveret vores billetsystem og yder løbende support til billetsystemet. Vi har indgået en databehandleraftale med Tixly ApS, hvor Tixly ApS påtager sig de relevante forpligtelser som databehandler af dine personoplysninger.
Formålene med behandlingen af dine personoplysninger er at gøre os i stand til:
Retsgrundlaget for vores behandling af personoplysningerne er:
databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra a) (samtykke), idet du i forbindelse med oprettelsen af din kundeprofil giver dit samtykke til, at dine personoplysninger indsamles og behandles i overensstemmelse med denne persondatapolitik.
Konsekvenserne af, at du ikke giver os dit samtykke til behandlingen af dine personoplysninger er, at du ikke kan oprette en kundeprofil på vores hjemmeside og derfor skal indtaste din information hver gang, du bruger vores hjemmeside til at foretage køb eller bestille gratis billetter.
Vi gemmer din kundeprofil og dine personoplysninger, der er knyttet til kundeprofilen, så længe din kundeprofil er aktiv. Vi anser din kundeprofil for at være aktiv, hvis du har foretaget køb af billetter mv. eller foretaget bestillinger af gratis billetter med kundeprofilen indenfor de sidste fem år, eller hvis du har åbnet mindst ét af de seneste 20 nyhedsbreve, hvis du er tilmeldt vores nyhedsbrev. Du kan læse mere om vores nyhedsbrev nedenfor i afsnit 1.4.
I Musikhuset Aarhus foretager vi forskellige former for markedsføring overfor dig i form af:
I forbindelse med, at vi foretager markedsføring overfor dig, indsamler og behandler vi en række af dine almindelige personoplysninger i form af navn, mailadresse, telefonnummer og fødselsdato. Herudover behandler vi i visse tilfælde din åbningsadfærd vedrørende tilsendte nyheds- og tilbudsmails, samt din købshistorik.
Når vi foretager målrettet annoncering via andre platforme og sociale medier, behandler vi i visse tilfælde de informationer, som cookies på vores hjemmeside har indsamlet om dit brug af hjemmesiden. Du kan læse mere om anvendelsen af cookies på vores hjemmeside ovenfor i afsnit 1.1.
Når vi foretager markedsføring, anvender vi i visse tilfælde billed- og/eller videomateriale fra arrangementer afholdt i Musikhuset Aarhus, hvor der kan optræde genkendelige personer hvorfor markedsføringen indebærer behandling af personoplysninger. Du kan læse mere om Musikhusets fotografering og videooptagelse nedenfor i afsnit 1.6.
Når vi udsender nyhedsbreve til dig, bliver dine personoplysninger behandlet i vores marketingplatform Heyloyalty. Personoplysningerne bliver i denne forbindelse tilgængelige for vores samarbejdspartner Heyloyalty ApS, som har leveret vores marketingplatform og som yder løbende support til systemet. Vi har indgået en databehandleraftale med Heyloyalty ApS, hvor Heyloyalty ApS påtager sig de relevante forpligtelser som databehandler af dine personoplysninger.
I tilfælde hvor vi foretager direkte personlig markedsføring via annoncering på internettet eller på sociale medier, deler vi personoplysninger i form af din mailadresse med annonceudbyderen Google LLC eller Meta Platforms, Inc.
Du vil alene opleve personligt målrettet markedsføring via sociale medier, hvis du har givet samtykke til markedsføring fra os.
Formålene med behandlingen af dine personoplysninger er at gøre os i stand til:
Retsgrundlagene for vores behandling af personoplysningerne er:
Konsekvenserne af, at du ikke giver os dit samtykke til behandling af dine personoplysninger til brug for markedsføring er, at du ikke vil få tilsendt sådan markedsføring, fx i form af vores nyhedsbrev, eller tilbud fra vores kundeklubber (udover markedsføring af tilsvarende arrangementer).
Vedrørende markedsføring af arrangementer, der er tilsvarende et eller flere arrangementer, som du tidligere har købt billetter til, har du mulighed for at takke nej til sådan markedsføring i købsprocessen, hvorefter du ikke vil modtage denne type markedsføring.
Hvis du ikke giver samtykke til anvendelse af markedsføringscookies ved besøg på vores hjemmeside, vil oplysninger om din brug af vores hjemmeside ikke blive anvendt til tilpasset markedsføring via internettet, herunder ved annoncering på sociale medier.
Vi behandler dine personoplysninger, indtil du framelder dig den relevante type markedsføring. Hvis du har oprettet en kundeprofil hos os, stopper vi desuden markedsføringen, så snart kundeprofilen er blevet inaktiv. Vi anser din kundeprofil for at være aktiv, hvis du har foretaget køb af billetter mv. eller foretaget bestillinger af gratis billetter med kundeprofilen indenfor de sidste fem år, eller hvis du har åbnet mindst ét af de seneste 20 nyhedsbreve, hvis du er tilmeldt nyhedsbrevet.
Når du henvender dig til vores kundeservice (skriftligt, telefonisk, via Facebook eller ved personligt fremmøde i vores billetsalg), indsamler og behandler vi efter omstændighederne de personoplysninger, som du giver os.
Der kan fx være tale om, at vi behandler oplysninger, som du allerede har afgivet i forbindelse med tidligere køb eller bestilling af gratis billetter (navn, mailadresse, telefonnummer og fysisk adresse).
Der kan også i visse tilfælde være tale om, at vi behandler personoplysninger om særlige behov du måtte have i forbindelse med dit besøg i Musikhuset Aarhus (fx hvis du er kørestolsbruger eller har behov for hjælpemidler i anledning af, at du er syns- eller hørehæmmet), samt nummeret på dit ledsagekort ved evt. bestilling af gratis ledsagebilletbillet til en ledsager. Vi bemærker, at vi ikke i denne forbindelse behandler oplysninger om årsagerne til dit særlige behov eller andre helbredsoplysninger.
Herudover behandler vi i visse tilfælde din åbningsadfærd vedrørende tilsendte mails, så vi kan se, om du har modtaget den information, som vi har sendt til dig.
Efter omstændigheder er det muligt, at vi i forbindelse med kundeservice behandler dine personlige oplysninger i vores billetsystem, og dermed bliver personoplysningerne tilgængelige for vores samarbejdspartner Tixly ApS, som har levereret vores billetsystem og yder løbende support til billetsystemet. Vi har indgået en databehandleraftale med Tixly ApS, hvor Tixly ApS påtager sig de relevante forpligtelser som databehandler af dine personoplysninger.
Formålene med behandlingen af dine personoplysninger er at gøre os i stand til:
Retsgrundlagene for vores behandling af personoplysningerne er:
Mails vedrørende almindelig kundeservice slettes umiddelbart efter, at kundeservicesagen er afsluttet. Hvis kundeservicesagen indebærer pengeoverførsler, opbevares oplysningerne dog i fem år fra overførslen.
Lokationsdata i forbindelse med adgangskontrol i Musikhuset Aarhus
Når du er gæst til et arrangement i Musikhuset Aarhus, bliver din billet skannet som led i adgangskontrollen til arrangementet, og dermed bliver din deltagelse i arrangementet og evt. din placering i salen (ved arrangementer med nummererede pladser) behandlet af vores billetsystem. Disse oplysninger kan efter omstændighederne anses at udgøre lokationsdata og dermed persondata.
Hvis din billet er købt med rabat, kan du opleve, at vi beder dig vise legitimation, så vi kan kontrollere, om disse vilkår er opfyldt, fx i tilfælde af billetter solgt med studie- eller ungdomsrabatter.
Fotografering og videooptagelser til brug for markedsføring af Musikhuset Aarhus
Ved visse af arrangementerne i Musikhuset Aarhus tager vi billeder af de optrædende kunstnere, samt situations- og stemningsbilleder fra arrangementerne, herunder af publikum (fx fra salene, foyer-områderne og Musikhusparken). Billederne anvender vi til markedsføring af Musikhuset Aarhus og vores arrangementer. I visse tilfælde optager vi desuden video til brug for markedsføring på vores hjemmeside og sociale medier og lignende.
Der kan på denne baggrund være tale om, at vi behandler dine persondata i form af billedmateriale og videooptagelser, hvor du optræder, i forbindelse med dit besøg i Musikhuset Aarhus, samt i forbindelse med den efterfølgende brug af materialet til markedsføring.
Vi foretager altid en vurdering af hvert enkelt billede eller videooptagelse i overensstemmelse med Datatilsynets retningslinjer for offentliggørelse af billedmateriale, før vi anvender billedet/optagelsen. Det er afgørende for os, at de personer, der optræder på billedet/videoen, ikke skal føle sig udstillet, udnyttet eller krænket på nogen måde, hvis billedet/optagelsen offentliggøres.
Hvis du ikke ønsker at blive fotograferet eller filmet til et arrangement i Musikhuset Aarhus, kan du altid meddele dette til fotografen/videografen. Derudover opfordrer vi dig til at være opmærksom på at holde dig på afstand af situationer, hvor det er klart, at der fotograferes eller filmes.
Hvis du er blevet fotograferet eller filmet, kan du altid anmode os om ikke at anvende billedet/optagelsen ved at rette henvendelse til os eller vores databeskyttelsesrådgiver. Du finder vores og databeskyttelsesrådgiverens kontaktdetaljer nedenfor i afsnit 4.
I de tilfælde, hvor et arrangement er arrangeret af en ekstern arrangør, er det muligt, at denne arrangør laver lignende foto- og/eller videooptagelser til brug for markedsføring. I disse tilfælde er det den eksterne arrangørs ansvar, at reglerne vedrørende beskyttelse af personoplysninger mv. overholdes. Hvis du har spørgsmål til den enkelte eksterne arrangørs behandling af persondata i form af foto- og/eller videooptagelser til brug for markedsføring, kan du kontakte os eller den eksterne arrangør.
Videooptagelser til brug for kommerciel visning
Enkelte arrangementer, der arrangeres af eksterne arrangører i Musikhuset Aarhus, optages på video til brug for udsendelse som Tv-program og/eller udgivelse på fx DVD eller streamingtjenester. Sådanne optagelser kan indeholde stemningsoptagelser af publikum i salen.
I de tilfælde, hvor der sker videooptagelser af arrangementer til brug for kommerciel visning, vil der blive informeret om dette forud for arrangementet, og det vil i øvrigt fremgå af billetten, at der optages video ved arrangementet.
Hvis du har spørgsmål til den enkelte eksterne arrangørs behandling af persondata i form af videooptagelser af arrangementer til kommercielt brug, kan du kontakte os eller den eksterne arrangør.
Vi anvender billeder og videooptagelser til markedsføring af Musikhuset Aarhus og vores arrangementer på forskellige måder, fx i vores trykte programmer, i aviser og andre trykte medier, på vores hjemmeside, i nyhedsbreve og på sociale medier. Billederne og videoerne vil i disse tilfælde blive delt med eksterne samarbejdspartnere, som fx trykkerier og mediehuse, samt til offentligheden ved udgivelsen.
Hvis det billed- eller videomateriale, som du optræder på, kræver dit samtykke, anvender vi vores elektroniske dokumenthåndteringssystem Connie til at håndtere dit samtykke. Dette sikrer, at vi kan dokumentere samtykke, samt at vi kan finde og slette materialet, hvis du senere anmoder om det. Personoplysningerne bliver i denne forbindelse tilgængelige for vores samarbejdspartner Stupid Builders ApS, som har leveret vores dokumenthåndteringssystem og som yder løbende support til systemet. Vi har indgået en databehandleraftale med Stupid Builders ApS, hvor Stupid Builders ApS påtager sig de relevante forpligtelser som databehandler af dine personoplysninger.
Formålene med behandlingen af dine personoplysninger er at gøre os i stand til:
Retsgrundlagene for vores behandling af personoplysningerne er:
1.6.5 Opbevaring og sletning af personoplysningerne
Billedmateriale og videooptagelser, der udgør personoplysninger, slettes når vi vurderer, at vi ikke længere har en gyldig grund til at anvende materialet.
I Musikhuset Aarhus videoovervåger vi visse dele af bygningen, herunder visse indgange, publikumsområder og sceneområder. I forbindelse med dit besøg i Musikhuset Aarhus indsamler vi derfor videooptagelser af dig på vores arealer, hvis du har opholdt dig på de arealer, som videoovervågningen dækker. Der er opsat skiltning, der informerer om videoovervågningen, og vores videokameraer er registreret i Politiets Kameraregister i overensstemmelse med lovgivningen.
Videooptagelser fra videoovervågningen kan efter omstændighederne blive delt med Politiet i tilfælde af, at optagelserne dokumenterer strafbare forhold. Herudover kan videooptagelser deles med parter, der anmoder herom, hvis Politiet har godkendt anmodningen.
Formålene med behandlingen af dine personoplysninger er at gøre os i stand til:
at skabe sikkerhed og tryghed for de personer, der kommer i Musikhuset Aarhus, herunder vores gæster, vores artister og ansatte,
at forebygge og kriminalitet og andre utryghedsskabende hændelser,
at gøre Politiet bedre i stand til at opklare begået kriminalitet, og
at beskytte Musikhuset Aarhus’ aktiver og værdier.
Retsgrundlagene for vores behandling af personoplysningerne er:
Optagelserne fra videoovervågningen i Musikhuset Aarhus bliver lagret løbende, og optagelserne fra videoovervågningen slettes senest efter 30 dage i henhold til lovgivningen, medmindre der er lovhjemmel til at bevare optagelserne.
I forbindelse med den daglige drift af Musikhuset Aarhus, indsamler og behandler vi i visse situationer en række almindelige personoplysninger om vores samarbejdspartnere, de ansatte hos vores samarbejdspartnere, og personer tilknyttet en samarbejdspartner (herunder personer, der er tilknyttet Aarhus Symfoniorkester, den Jyske Opera og Det Jyske Musikkonservatorium, herunder elever) i form af navne og kontaktoplysninger (fx mailadresser og telefonnumre). Herudover behandler vi i visse tilfælde fortrolige oplysninger i form af CPR-numre. Indsamlingen og behandlingen sker fx i den ved den løbende kommunikation med vores samarbejdspartnere og deres ansatte, i forbindelse med oprettelse af arrangementer og lokalebookinger, samt i forbindelse med udlevering af nøgler og adgangschips til Musikhuset Aarhus.
I forbindelse med planlægning og afholdelse af arrangementer i Musikhuset Aarhus, samt anden booking af lokaler og sale i Musikhuset Aarhus, anvender vi vores interne onlineplatform Yesplan. I forbindelse med afvikling af arrangementer kan der blive tale om, at en række almindelige personoplysninger gjort bliver tilgængelige for 2Rivers nv, der er den virksomhed, der leverer og servicerer Yesplan, samt eventuelt den/de underdatabehandlere, som 2Rivers nv måtte anvende i henhold til gyldige underdatabehandleraftaler.
Vi har indgået databehandleraftale med 2Rivers nv, hvor denne påtager sig de relevante forpligtelser som databehandler af personoplysninger.
Formålene med behandlingen af personoplysningerne er at gøre os i stand til:
Retsgrundlagene for vores behandling af personoplysningerne er:
Konsekvenserne ved at vores samarbejdspartnere/samarbejdspartners ansatte ikke giver os samtykke til at behandle deres personoplysninger afhænger af, hvilken sammenhæng personoplysningerne skal behandles. Fx medfører manglende samtykke i forbindelse med udlevering af adgangschips og nøgler til Musikhuset Aarhus, at vi ikke kan udlevere disse og at de pågældende personer derfor ikke kan få selvstændig adgang til Musikhuset Aarhus. Manglende samtykke kan derfor medføre, at fx aftaleparter ikke kan opfylde sine forpligtelser overfor Musikhuset Aarhus og omvendt.
Vi gemmer personoplysningerne så længe samarbejdsforholdet mellem Musikhuset Aarhus og den pågældende samarbejdspartner består og indtil alle mellemværender mellem parterne af afsluttet. Bogføringspligtige oplysninger slettes efter fem år.
Når vi modtager din ansøgning og medsendt ansøgningsmateriale i forbindelse med, at du søger en stilling i Musikhuset Aarhus (ved stillingsopslag eller ved uopfordret ansøgning), behandler vi en række almindelige personoplysninger om dig. Personoplysningerne er primært de oplysninger, som vi modtager fra dig, men kan også være personoplysninger, som er tilgængelige på offentligt tilgængelige medier (fx LinkedIn, Facebook mv.). Der kan fx være tale om personoplysninger om/i form af navn, fysisk adresse, mailadresse, jobhistorik, uddannelsesforløb, kompetencer, relevant arbejdserfaring, og/eller evt. medsendte fotos.
Herudover behandler vi i visse tilfælde de personoplysninger, som vi måtte få fra dine referencer eller offentlige myndigheder, forudsat at du har givet os samtykke til, at vi kontakter disse.
Vi opfordrer til, at din ansøgning og det medsendte materiale ikke indeholder følsomme personoplysninger, fx oplysninger om racemæssig eller etnisk baggrund, religion, fagforeningsmedlemskab eller seksualitet mv. Vi anbefaler desuden, at din ansøgning og det medsendte materiale alene indeholder helbredsoplysninger i det omfang, de er åbenbart relevante for den stilling, som du ansøger om, fx hvis oplysninger er relevante for, at vi kan indrette stillingen til at imødekomme særlige behov.
I visse tilfælde kan vi anvende tests i forbindelse med ansættelsesforløb, og vil i denne forbindelse behandle de personoplysninger, som disse tests vedrører. Hvis du søger et job hos Musikhuset Aarhus, hvor vi anvender tests som led i ansættelsesforløbet, vil vi give dig nærmere oplysninger om dette i forbindelse med ansættelsesforløbet.
I visse tilfælde anvender vi en ekstern rekrutteringskonsulent i forbindelse med rekrutteringsforløb. I disse tilfælde vil dine personoplysninger blive delt med den eksterne rekrutteringskonsulent. Hvis vi anvender en ekstern rekrutteringskonsulent, vil vi indgå en databehandleraftale med rekrutteringskonsulenten, der sikrer, at rekrutteringskonsulenten påtager sig ansvar for behandlingen af dine persondata som databehandler.
Formålene med behandlingen af dine personoplysninger er at gøre os i stand til:
Retsgrundlagene for vores behandling af personoplysningerne er:
Du bestemmer selv hvilke personoplysninger, du ønsker at dele med os, når du ansøger om en stilling i Musikhuset Aarhus, hvis oplysningerne ikke er relevante i forbindelse med besættelse af stillingen. Hvis der er oplysninger, som du ikke ønsker, at vi tager i betragtning, når vi behandler din ansøgning, skal du blot undlade at meddele os disse.
Hvis du bliver ansat i en stilling i Musikhuset Aarhus, vil din ansøgning og andet ansøgningsmateriale blive en del af din personalemappe hos os, og dine personoplysninger vil efter din ansættelse blive behandlet i overensstemmelse med Aarhus Kommunes’ regler for indsamling og behandling af personoplysninger.
Hvis du ikke bliver tilbudt en stilling i Musikhuset Aarhus, eller takker nej til en tilbudt stilling, sletter vi din ansøgning og andet ansøgningsmateriale hurtigst muligt og senest seks måneder efter ansættelsesproceduren er afsluttet. I tilfælde af, at vi ønsker at gemme dit ansøgningsmateriale med henblik på, at du kan komme i betragtning til fremtidige stillinger, indhenter vi dit samtykke til dette.
Hvis du sender en uopfordret ansøgning, vil din ansøgning og medsendt ansøgningsmateriale blive gemt i en periode på seks måneder, medmindre vi indhenter dit samtykke til en længere opbevaring.
Som det fremgår ovenfor i afsnit 1, indsamler og behandler vi i en lang række tilfælde dine personoplysninger på grundlag af dit samtykke. I disse tilfælde har du altid ret til at trække dit samtykke tilbage.
Hvis du ønsker at trække dit samtykke til behandlingen af dine personoplysninger tilbage, beder vi dig kontakte os og meddele os dit ønske. Du finder vores kontaktoplysninger nedenfor i afsnit 4. Tilbagetrækning af dit samtykke kan efter omstændighederne være betinget af, at du dokumenterer din identitet overfor os, da vi har pligt til at sikre dine personoplysninger mod uberettiget sletning.
Hvis du har tilmeldt dig vores nyhedsbrev, modtager information om tilsvarende arrangementer og/eller er medlem af en eller begge vores kundeklubber (Club Half Price og Klub Hund), og du ikke ønsker at modtage denne form for markedsføring længere, kan du benytte afmeldingsfunktionen i den tilsendte markedsføring eller afmeldingsfunktionen på vores hjemmeside.
Hvis du anvender vores hjemmeside, kan du altid ændre dine indstillinger for, hvilke cookies du ønsker at give dit samtykke til anvendelsen af, ligesom du til enhver tid kan slette lagrede cookies på den enhed, som du anvender til at besøge hjemmesiden med. Du kan læse mere om dette i vores Cookiepolitik.
Når du har trukket dit samtykke til behandling af personoplysninger tilbage, opbevarer og behandler vi herefter udelukkende dine personoplysninger i det omfang, vi kan gøre dette lovligt på et andet retsgrundlag end dit samtykke, fx hvis vi har brug for at behandle din personoplysninger for at kunne opfylde vores aftaler med dig eller for at kunne overholde retlige forpligtelser, som vi er underlagt.
Når vi behandler dine personoplysninger, har du en række rettigheder, som du kan gøre gældende overfor os som dataansvarlig for behandlingen.
Du har som registreret person følgende rettigheder:
Retten til at trække dit samtykke tilbage, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 7, stk. 3.
Hvis du har givet os samtykke til at behandle visse af dine personoplysninger i overensstemmelse med denne persondatapolitik, har du på ethvert tidspunkt ret til at trække dit samtykke tilbage. Du kan læse mere om tilbagetrækning af dit samtykke ovenfor i afsnit 2.
Retten til indsigt, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 15, stk. 1.
Du har ret til at se de personoplysninger, som vi behandler om dig, samt ret til at modtage en række oplysninger om vores behandling af dine personoplysninger (formålet med behandlingen, hvilken kategori af personoplysning vi behandler, tidsrummet for behandlingen, samt oplysninger om dine rettigheder i anledning af behandlingen).
Retten til at kræve berigtigelse, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 16.
Du har som udgangspunkt ret til at få urigtige personoplysninger om dig rettet, samt ret til at få fuldstændiggjort eventuelle ufuldstændige personoplysninger om dig.
Retten til at kræve personoplysning slettet (”retten til at blive glemt”), jf. databeskyttelses-forordningens artikel 17, stk. 1.
Du har i mange tilfælde ret til at få slettet de personoplysninger, som vi behandler om dig.
Retten til at få begrænset behandlingen af personoplysninger, jf. databeskyttelses-forordningens artikel 18, stk. 1.
Du har i visse tilfælde ret til at få begrænset behandlingen af dine personoplysninger, således at oplysningerne ikke underlægges andre behandlinger end opbevaring.
Retten til at få transmitteret dine oplysninger (”retten til dataportabilitet”), jf. databeskyttelsesforordningens artikel 20, stk. 1.
Du har i visse tilfælde ret til at modtage dine egne personoplysninger, som du har givet til os, i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format til personlig brug, samt til at kræve personoplysningerne overført til en anden databehandler.
Retten til at rette indsigelse, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 20, stk. 1.
Du har til enhver tid ret til – af grunde, der vedrører din særlige situation – at gøre indsigelse mod vores ellers lovlige behandling af dine personoplysninger.
Retten til ikke at være genstand for automatiske afgørelser, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 22, stk. 1.
Du har ret til ikke at være genstand for en automatisk afgørelse - herunder profilering - i tilfælde, hvor afgørelsen har en betydelig påvirkning for dig. I Musikhuset Aarhus benytter vi ikke automatiske afgørelser/profilering på en måde, der har betydelig påvirkning for dig. Vi anvender alene automatisk afgørelser/profilering i forbindelse med personificering af det indhold, som vores hjemmeside viser dig, for at gøre hjemmesidens indhold mere relevant for dig.
Du kan læse mere om dine rettigheder på i ”Datatilsynets vejledning om den registreredes rettigheder”, der er tilgængelig på Datatilsynets hjemmeside: www.datatilsynet.dk.
Hvis du har spørgsmål vedrørende dine rettigheder, eller ønsker du at gøre dine rettigheder gældende overfor os, skal vi bede dig kontakte os eller vores databeskyttelsesrådgiver. Du finder vores kontaktoplysninger og kontaktoplysningerne på vores databeskyttelsesrådgiver nedenfor i afsnit 4.
Musikhuset Aarhus har følgende kontaktoplysninger:
Musikhuset Aarhus
Thomas Jensens Allé 2
8000 Aarhus C
Tlf.nr. 89 40 90 00
E-mail: musikhuset@aarhus.dk
Vores (Aarhus Kommunes) databeskyttelsesrådgiver har følgende kontaktoplysninger:
E-mail: databeskyttelsesraadgiver@aarhus.dk
På Aarhus Kommunes hjemmeside kan du skrive sikkert til databeskyttelsesrådgiveren med Digital Post.
Du har ret til at indgive en klage til Datatilsynet, hvis du er utilfreds med den måde, vi behandler dine personoplysninger på.
Du finder Datatilsynets kontaktoplysninger og klagevejledning på www.datatilsynet.dk.
Vi opfordrer dig til, at du kontakter os og starter en dialog med os, inden du klager til Datatilsynet, så vi sammen kan undersøge, om vi kan finde en løsning på det, du ønsker at klage over.
Vi opdaterer løbende Persondatapolitikken i det omfang, det er nødvendigt som følge af lovændringer, eller som følge af ændringer i den måde, vi behandler personoplysninger på.
Du kan altid finde den nyeste og gældende version af Persondatapolitikken på vores hjemmeside.
Persondatapolitikken er vedtaget den 29. maj 2024